İşimizin en keyifli parçası olmasa da tahsilat aramaları tahsilatlarımızı hızlandırmak için ayrıcalıklı bir yöntemdir. Bu telefon aramalarında fazlaca vakit harcayan bir çok işletme çok da verimli olamadıkları ile ilgili şikayette bulunurlar.

İşte telefon aramalarınızda fazlasıyla işinize yarayacak 13 püf noktası;

1. Telefon aramanızdan önce hazırlığınızı tamamlayın. Müşteriniz ve ödemesi ile ilgili tüm bilgilerin önünüzde hazır olması gerekir ki karşı taraftan gelebilecek herhangi bir soruya zamanında ve doğru bir cevap verebilin.

2. Müşteri ile daha önce yaptığınız konuşmaları gözden geçirin. Daha önce vaad edilmiş ama yerine getirilmemiş bir ödeme vaadi varsa bunu belirtebilirsiniz. Böylece yeni bir yerine getirilmeyecek ödeme vaadinin önüne geçmiş olursunuz.

3. Konuşmanın kontrolü sizde olsun; belirli bir mesafede ve profesyonellikte kalın. Bir konuşma metnine sahip olmak kontrolün sizde kalmasını sağlayacak en etkin yöntemlerden biridir.

4. Dinlemeyi ihmal etmeyin. Konuşmanın kontrolünü elinizde tutmak kadar, müşterinizin konuşmasına imkan vermek de önemlidir. Ancak böylelikle tahsilatınızı güvence altına alacak bir plana ulaşabilirsiniz.

5. Bir plana ulaşmadan telefonu kapatmayın. Faturadaki bir hatayı düzeltmek gibi sizin ya da karşı tarafın yapması gereken bir durum olabilir. Eğer telefonu işin ne zaman ve kimin tarafından yapılacağını belirlemeden kapattıysanız sadece zaman kaybetmiş olacaksınız.

6. Duygularınızı frenleyin. Konuşmanın tansiyonunu yükseltecek yerin burası olmadığını bilin. Eğer tahsilat aramalarını yaparken kendinizi sinirlenmiş bir halde bulursanız ara verin. Müşterilerinizi telefonda dövmek daha hızlı tahsilat yapmanıza yardımcı olmayacaktır.

7. Her zaman not alın. Birçok müşteriyi arıyorsunuz; her biri ile ilgili konuştuğunuz tüm detayları hatırlamanız mümkün değildir. Tahsilat yönetimine dahil olan herkesin görebileceği bu notları alabileceğiniz bir sisteminiz olsun.

8. Öyle olsa bile müşterinizi suçlu pozisyona düşürmeyin. Özellikle ilk aramanızda “ belki fatura geç ulaşmıştır” gibi bir çıkış noktası sunmanız önemli. Zaman içerisinde bu tarz klişeleri terk edeceksiniz ancak kesinlikle agresif olmamalısınız.

9. Hatalarınızdan ders alın. Konuşmalarınızı kaydetmeye çalışın ve tekrar dinleyerek konuşmanızı nasıl geliştirmeniz gerektiğini öğreneceksiniz.

10. Israrlı ve sabırlı olun. Günün sonunda kazanan siz olacaksınız.

11. Yardım isteyin. Bir müşteri ile ilgili artık sonuç alamayacağınızı anladığınız an müşteriyi yöneticinize ya da tahsilat ekibindeki sizden daha tecrübeli birine yönlendirin.

12. Diksiyonunuza dikkat edin. Hızlı ya da sessiz bir konuşma tarzı yanlış anlaşılmalara yol açabilir.

13. Teknolojiden faydalanın. Müşterilerinizi kaybetmemek, tahsilat yönetimi için gerekli bilgileri güncel tutmak ve tahsilatı tüm ekibiniz için mümkün kılmak başarılı bir müşteri iletişimi için çok kritiktir. Bir çok işletme böylesine kritik bir yönetim konusu için kapalı devre sistemler ya da Excel kullanmayı tercih eder. Sadece bilgilerinizi tek bir platforma taşımak için değil, en çok zaman alan uğraşılarınızdan biri olan tahsilat yönetimine ayıracağınız zamanı Excelleri güncellemek ya da gerekli bilgilere ulaşmak için değil daha fazla telefon konuşması yapmanıza fırsat verecek şekilde bir “alacak yönetim sistemi” kullanmayı tercih etmelisiniz.

Daha fazla bilgi için çözümler sayfamızı ziyaret edin ; http://www.invo.com.tr/cozumler/